Description des cours

Chaque société et chaque personne possède des dossiers ! Les bureaux, les agences gouvernementales, les groupes à but non lucratif, les institutions pédagogiques et les installations médicales, pour n’en nommer que quelques uns, doivent gérer des quantités énormes de dossiers tous les jours. Les cadres et le personnel d’assistance sont inondés de données et d’informations dans des formats divers.

 

Un dossier est tout ce qui donne des informations. Un dossier peut se trouver sur n'importe quel type de support : papier ou électronique, numérique ou analogique, magnétique ou optique, liquide ou solide... Dans l’environnement technologique d’aujourd’hui, les sociétés doivent apprendre comment gérer ces dossiers afin qu’ils soient utilisés de façon appropriée à l’avenir. Les dossiers doivent être gérés dès leur création ou réception jusqu'à leur distribution, utilisation et entretien jusqu’à ce qu’ils soient détruits ou archivés de façon permanente.

 

La Formation Gestion des documentsdonnera un aperçu général de la terminologie, des concepts et des procédures de la gestion des dossiers afin de gérer de façon efficace les dossiers dans les bureaux d’aujourd’hui. Quel que soit le support sur lequel le dossier est conservé, ce dossier doit être correctement géré pour constituer un actif de la société. Une autre composante du programme de gestion de dossiers professionnels est constituée de questions juridiques. Un programme de conservation de dossiers complet et juridiquement correct doit être élaboré et suivi de façon stricte afin que la société ne soit pas tenue pour responsable des problèmes qui auraient pu être évités dès le début.

Si les dossiers sont conservés sur papier, sur un support électronique ou un microfilm ? Comment un inventaire de dossiers est-il réalisé ? Quelles sont les étapes de l’élaboration d’un programme de conservation des dossiers à l’échelle d’une société ? Comment les dossiers sont-ils archivés ? Ce cours vous aidera à prendre des décisions sur la base de certaines caractéristiques des dossiers. Les règles fixées par l’Association des gestionnaires et administrateurs de dossiers (ARMA) seront utilisées pour l’encodage et le classement appropriés des dossiers.

 

Chaque partie de la Formation Gestion des documents contient des objectifs d’apprentissage, des questions d’étude, des applications pratiques et des exercices pour que l’étudiant apprenne à maîtriser le contenu.

Ce cours fournira une introduction à la profession de gestion des dossiers et des informations. Il se centre sur le développement de connaissances nécessaires à la création et à la gestion de programmes de gestion de dossiers efficace à l’échelle de la société. Ce cours couvrira les « stratégies gagnantes de programmes de gestion réussie de dossiers » avérées.

 

Objectifs de la Formation Gestion des documents

 

·         Définir la gestion de dossiers et décrire l’importance de la gestion de systèmes d’information basés sur des documents dans les entreprises et le gouvernement.

·         Décrire les justifications de l’entreprise en matière de gestion des dossiers et faire la liste des composants principaux d’un programme de gestion des dossiers créé officiellement.

·         Identifier les différences entre les principales méthodes utilisées pour inventorier les dossiers d’une société.

·         Définir les différentes méthodes utilisées pour inventorier les supports d'enregistrement électronique.

·         Expliquer les avantages commerciaux et juridiques de la création d’un programme de conservation des dossiers.

·         Décrire les étapes de la planification et de l’élaboration d’un programme de conservation de dossiers.

·         Discuter des questions juridiques de l’élaboration d’un programme de conservation des dossiers.

·         Expliquer comment effectuer et documenter une recherche juridique sur les besoins de conservation de dossiers aux niveaux fédéral, de l’état et local.

·         Décrire la théorie et la pratique de la prise de décisions en matière de conservation de dossiers.

·         Expliquer le besoin de protection de dossiers essentiels et de planification de récupération après une catastrophe.

·         Décrire comment les dossiers essentiels sont identifiés et en quoi ils sont différents des dossiers importants et utiles.

·         Expliquer les concepts et les techniques de protection des dossiers essentiels électroniques.

·         Identifier les directives d’élaboration des procédures de fonctionnement des dossiers essentiels.

·         Citer les objectifs d’un système de dépôt.

·         Expliquer les différences entre des systèmes d’accès direct et indirect.
Identifier les différents types de systèmes d’encodage.

·         Décrire les fonctions d’un index et identifier les critères généraux des systèmes d’indexation.

·         Enumérer les arrangements, objectifs et caractéristiques des différents systèmes de classification, c.-à-d. par sujet, numérique, alphabétique, alphanumérique.

·         Identifier les facteurs qui aident à réduire le domaine et la durée de recherche de dossiers.

·         Expliquer les outils principaux utilisés pour identifier les dossiers.

·         Solutions recommandées en matière de problèmes de dépôt courants et de protection de la sécurité et de la confidentialité des dossiers.

·         Décrire la procédure de réorganisation de dossiers.

·         Identifier les raisons d’une sélection attentive de l'équipement abritant les dossiers et décrire les critères et les considérations de la sélection des équipements.

·         Expliquer les principes d’inventaire des dossiers électroniques.

·         Décrire et évaluer les logiciels de gestion des dossiers et la façon dont ils sont utilisés.

·         Décrire la technologie des codes barres et ses utilisations.

·         Expliquer les bases d’un système de microfilms.

·         Expliquer le fonctionnement, les composants et les avantages des différents types de caméras utilisées pour le microfilmage.

·         Discuter de l’objectif des divers périphériques, comme les processeurs, duplicateurs, chargeurs par jack et cartes et lecteurs et imprimantes-lecteurs.

·         Décrire les systèmes de récupération assistés par ordinateur (RAO) et de microfilm assisté par ordinateur (MAO).

·         Faire la liste des objectifs, avantages, capacités et composantes principales des systèmes d'imagerie électronique.

·         Expliquer les différents types de disques optiques et leurs caractéristiques.

·         Discuter comment les systèmes micrographiques hybrides complètent l’imagerie électronique sur les systèmes informatiques à l’échelle de l’entreprise.

·         Identifier les avantages et les limites de l’utilisation des micrographiques et de l’imagerie électronique dans la gestion des dossiers d’une société.

·         Apprendre quelles informations doivent être collectées et comment déterminer la faisabilité économique et technique de l’utilisation d’un système d’imagerie dans la gestion des dossiers pour permettre la conception efficace d’un système approprié.

·         Expliquer le besoin et les objectifs d’un programme efficace de gestion de formulaires.

·         Identifier les éléments de programmation d’un programme de gestion de formulaires.

·         Identifier les différents types de formulaires électroniques et basés sur papier.

·         Expliquer comment élaborer un programme d’analyse de formulaires efficace.

·         Identifier les outils utilisés dans l’inventaire et l’approbation de formulaires.

·         Identifier l’étendue et les fonctions des programmes de gestion de courrier.

·         Décrire comment fonctionne un équipement de gestion de courrier automatisée.

·         Faire la liste des systèmes de transmission de messages électroniques qui sont utilisés dans les bureaux modernes d’aujourd’hui.

·         Identifier l’étendue du contrôle de reprographie et de copie.

·         Citer les principes de base d’un programme de gestion de copie efficace.

·         Expliquer comment effectuer une évaluation de programme de gestion de reprographie.

·         Citer les objectifs et les avantages des manuels de gestion de dossiers.

·         Expliquer les objectifs et les fonctions d’un centre de dossiers.

·         Créer des critères de planification des besoins en matière de local, équipement et agencement de centre de dossiers.

·         Identifier les différents types de systèmes d’espace de stockage de dossiers et expliquer les avantages de chacun.

·         Expliquer les avantages et les inconvénients d’un centre de dossiers commerciaux par rapport à un local interne.

·         Expliquer certaines procédures de recherche et mise à disposition utilisées dans les centres de dossiers.

·         Définir les politiques et les procédures de création d’un système de rejet de dossiers pour un centre de dossiers.

·         Enumérer les devoirs et les responsabilités du personnel d’un centre de dossiers.

·         Définir la gestion des archives et expliquer les types et fonctions des archives.

·         Identifier les critères d’approbation de la valeur des dossiers d’archivage.

·         Décrire les principes de conservation des documents d’archive afin d’assurer leur préservation permanente.

Grandes lignes des cours

       I.            Qu'est-ce que la gestion de dossiers ?

A.    Le rôle de la gestion de dossiers

B.     Classifications

C.     Valeur

D.    La mémoire d’une entreprise

E.     Cycle de vie des dossiers papier

F.      Problèmes courants

 

    II.            Règles de l'indexation alphabétique

A.    Cohérence du dépôt

B.     Unité principale des noms

C.     Règle de dépôt

 

 III.            Gestion électronique des dossiers

A.    La base de données

B.     E-commerce

C.     Cycle de vie des dossiers électroniques

 

 IV.            Gestion, équipement et procédures des dossiers électroniques

A.    Dépôt et stockage

B.     Méthode de stockage

C.     Equipement et fournitures de stockage

D.    Onglets directs

E.     Choisir le bon équipement

F.      Six étapes de la procédure de gestion de dossiers

 

    V.            Conservation, récupération et transfert des dossiers

A.    Programme de conservation

B.     Les quatre valeurs des dossiers

C.     Cycle des dossiers

D.    Méthodes courantes de transfert de dossiers

E.     Capacités du logiciel

 

 VI.            Gestion de dossiers par sujet, numérique et géographique

A.    Avantages/inconvénients

B.     Arrangement

C.     Types d’index

D.    Encodage

E.     Types de numéro

F.      Bases de données

 

VII.            Dossiers électroniques et d’images

A.    Dossiers magnétiques et optiques

B.     Systèmes de saisie des données

C.     Copies

D.    Conservation

E.     Sécurité des dossiers

F.      Microformulaires

G.    Logiciel RIM

 

VIII.            Gestion de dossiers et d’informations

A.    Eléments d’un programme RIM

B.     Proportions

C.     Responsabilités

D.    Manuel de RIM

E.     Objectifs

F.      Récupération après une catastrophe

G.    Gestion des connaissances

H.    Programme de conservation de dossiers

 

Demo

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Informations supplémentaires

Langues

English

Durée des cours

180.00 heures

Durée de l’accès

6 mois

Formateur

Gail Brostrom

Prérequis/Public

Aucun prérequis particulier n’est nécessaire pour ce cours. Ce cours est destiné à des professionnels qui souhaitent améliorer leurs connaissances de la gestion de dossiers ou à des personnes qui souhaitent démarrer une carrière dans la profession de gestion de dossiers.

Exigences/Documents inclus

Ce cours est compatible avec le système d’exploitation Windows Vista.

Ce cours peut être suivi sur un Mac ou un PC. Les étudiants devront avoir une connexion Internet et des capacités en matière d'e-mail.

GES fournira les manuels nécessaires (Records Management 8e, Study Guide, and Simulation) pour ce cours.