Description des cours

Les assistants administratifs constituent le plus gros effectif du marché du travail !

On dénombre plus de 4,1 millions de secrétaires/assistants administratifs aux États-Unis, selon les dernières statistiques de l’U.S. Bureau of Labor. En outre, on dénombre environ 300 000 secrétaires/assistants administratifs au Canada, et des millions d’autres travaillent dans des entreprises réparties dans le monde entier.

 L’Assistant administratif joue un rôle de plus en plus essentiel et est de plus en plus qualifié dans le bureau d’aujourd’hui (et de demain).

• Le travail d’un assistant administratif fait désormais appel à des compétences en management et à des savoir-faire techniques (gestion de projet, applications logicielles intégrées, organisation et planification, communications et recherches Internet/Intranet, préparation, stockage et consultation de documents, archivage électronique, service à la clientèle et relations publiques, notamment).
• Les Assistants administratifs accomplissent une grande variété de tâches allant bien au-delà de leur rôle d’employé de bureau. Aujourd’hui, l’Assistant administratif achète souvent du matériel et des fournitures de bureau, organise des réunions et des événements, travaille en étroite collaboration avec les vendeurs et les fournisseurs, crée et fait des présentations, fait passer des entretiens, oriente et supervise d’autres membres du personnel, rédige et modifie des documents, organise des événements et gère la disponibilité d’informations, assure la coordination de publipostages, gère plusieurs agendas, gère les messages et la correspondance (messages vocaux, e-mails et courriers classiques), maintient à jour des fichiers, des répertoires et des bases de données informatiques, etc.

 La journée type d’un assistant administratif peut inclure les tâches suivantes :

• Élaboration d’un rapport de production à l’aide d’un tableur
• Préparation de graphiques, de diapositives et de documents pour une présentation de la direction
• Correspondance par téléphone, par fax ou par e-mail avec des clients du monde entier
• Recherches sur Internet
• Coordination d’une vidéoconférence
• Réservation d’un vol et achat d’un billet d’avion par Internet
• Supervision et formation d’un collègue
• Représentation efficace de la direction lors d’une réunion.

 La formation au métier d’assistant administratif spécialisé dans les applications Microsoft Office proposée par Gatlin Education Services a été conçue pour fournir aux étudiants les compétences qui leur permettront de se démarquer sur le marché du travail. Notre cours exclusif fournit aux étudiants les compétences dont ils ont besoin pour réussir une carrière d’assistant administratif ainsi qu’une formation à la suite logicielle Microsoft Office Suite. Il comprend également une formation à QuickBooks (en option).

Remarque : les étudiants doivent déjà posséder les logiciels Microsoft suivants sur leur ordinateur afin de pouvoir suivre le cours : Word 2003, Excel 2003, Access 2003, Outlook 2003 et PowerPoint 2003.

Une fois inscrit, vous disposez d’un délai initial de six mois pour achever le programme.

Si vous avez besoin de davantage de temps, vous pouvez demander une prolongation de six mois sans frais supplémentaires.

Objectifs du cours

Au terme de ce programme de formation, l’étudiant devrait :

• Comprendre et être capable de réaliser les tâches et les procédures administratives de base exigées d’un assistant administratif dans un environnement de bureau, y compris, sans toutefois s’y limiter:
• • Utilisation de la langue et communication efficaces
  • Correspondance commerciale
  • Organisation de réunions et de déplacements
  • Gestion des dossiers et traitement du courrier

o   Leadership et management

• Comprendre et être capable de réaliser les tâches et les procédures financières de base exigées d’un assistant administratif dans un environnement de bureau, y compris, sans toutefois s’y limiter :
• • Comptes fournisseurs
  • Comptes clients
  • Banque
  • Gestion des stocks et commandes

 

·         Utiliser efficacement et intelligemment les outils de productivité de la suite logicielle Microsoft Office. Les programmes inclus dans cette suite logicielle sont :

o    Word (logiciel de traitement de texte)

o    Excel (tableur)

o    PowerPoint (logiciel de présentation)

o    Access (logiciel de gestion de base de données)

o    Outlook (logiciel de messagerie et d’organisation)

Grandes lignes des cours

Unité 1 – L’assistant administratif

1. Tableau d’évaluation (auto-analyse)
2. Besoins en formation
3. Opportunités de carrière
4. Les compétences du 21^ème siècle
5. Une image professionnelle
6. Comportement éthique (cours interactif)
7. Relations internes
8. Constitution d’une équipe
9. Relations externes
10. Communication

 

Unité 2 – L’environnement de travail

1. Le bureau aujourd’hui
2. Les compétences de l’employé aujourd’hui
3. Les compétences du 21^ème siècle
4. Travailler en équipe dans un bureau (cours interactif)
5. La sécurité au bureau
6. Les employés d’un bureau virtuel
7. L’éthique sur le lieu de travail

 

Unité 3 – Gestion du temps et des tâches

1. Domaine de travail de l’assistant administratif (cours interactif)
2. Responsabilités de l’assistant administratif
3. Gestion du temps (cours interactif)
4. Prise de rendez-vous
5. L’assistant administratif et le stress

 

Unité 4 – Télécommunications

1. Matériel et systèmes de télécommunication
2. Équipements spéciaux
3. Messages vocaux
4. Gestion des appels téléphoniques (cours interactif)
5. Appels entrants
6. Appels sortants

 

Unité 5 – Gestion des dossiers

1. Définition de la gestion des dossiers
2. La gestion des dossiers en pratique
3. Consultation de dossiers
4. Archives
5. Conservation des dossiers
6. Calendrier de conservation des dossiers
7. Transfert de dossiers
8. Élimination de dossiers
9. Règles ARMA (Assn/Records Managers and Administrators)
10. Méthodes d’archivage (cours interactif)

 

Unité 6 – Usage de la langue

1. Grammaire
2. Usage et style
3. Difficultés courantes de la langue anglaise
4. Orthographe
5. Prononciation
6. Ponctuation
7. Chiffres
8. La lettre commerciale
9. Autres communications écrites
10. Formes de salutations
11. Documents et termes juridiques
12. Compétences en dactylographie
13. Traitement de textes
14. Logiciel multimédia et de présentation
15. PAO

 

Unité 7 - Microsoft Office Word – Initiation 

Section I : MICROSOFT OFFICE - WORD Niveaux débutant et intermédiaire

1. Présentation de Word
2. Création et enregistrement de documents
3. Travail avec du texte
4. Formatage des paragraphes
5. Gestion de l’aspect de la page
6. Initiation aux tableaux et aux tabulations
7. Utilisation des modèles et des assistants
8. Utilisation d’effets graphiques et d’hyperliens
9. Révision et impression de documents

Section II : MICROSOFT OFFICE WORD – Niveau avancé

1. Embellissement des documents à l’aide de styles, de colonnes et de graphisme
2. Utilisation de modèles et de formulaires
3. Publipostage
4. Conception de pages Web
5. Suivi des modifications apportées à un document
6. Utilisation de la vue Plan
7. Envoi de messages et de documents par courrier électronique
8. Connexion avec d’autres programmes Office

 

Unité 8 – Documents et rapports professionnels

1. Messages écrits
2. Caractéristiques de la rédaction (cours interactif)
3. Le processus de planification
4. E-mails et notes
5. Lettres
6. Contrôle du message
7. Astuces pour la relecture
8. Recommandations concernant la mise en page des documents
9. Rapports
10. Rédaction de proposition
11. Écriture collaborative

 

Unité 9 - Microsoft Power Point

1. Création d’une présentation
2. Travail avec une présentation
3. Impression d’une présentation
4. Ajout et modification de texte
5. Tracé et modification d’objets
6. Insertion d’informations dans PowerPoint
7. Création d’un diaporama
8. Création d’une présentation Internet

 

Unité 10 – Le courrier au bureau

1. Courriers sortants (cours interactif)
2. Abréviations des états (cours interactif)
3. Courriers entrants
4. Classifications du courrier
5. Services électroniques
6. Perspectives d’avenir du courrier

 

Unité 11 - Microsoft Outlook

1. Consultation des e-mails
2. Travail sur un e-mail
3. Gestion des contacts
4. Rendez-vous, réunions et événements
5. Gestion de tâches
6. Gestion et protection de fichiers
7. Utilisation d’Outlook avec d’autres programmes Office

Unité 12 – Organisation de réunions et de conférences

1. Éléments d’une réunion
2. Rôle de l’organisateur
3. Rôle des participants
4. Types de réunion
5. Rôle de l’assistant administratif dans les réunions (cours interactif)
6. Rôle de l’assistant administratif dans les conférences et les conventions

Unité 13 – L’ergonomie sur le lieu de travail

1. L’ergonomie et vous
2. Historique de l’ergonomie
3. L’ergonomie aujourd’hui
4. Environnement ergonomique
5. Poste de travail ergonomique
6. Posture et corps

Unité 14 – Gestion financière

1. Comptabilité
2. Taxes commerciales
3. Banque
4. Informations financières et commerciales spécifiques aux petites et moyennes entreprises
5. Poids et mesures
6. Équipement bureautique/ordinateurs
7. Gestion de bases de données

Unité 15 - Microsoft Excel

Section I : MS Excel - Niveaux débutant et intermédiaire

1. Introduction
2. Configuration d’une feuille de calcul
3. Ajout de formules
4. Formatage d’une feuille de calcul
5. Filtrage et recherche d’informations
6. Organisation et tri des données
7. Travail avec plusieurs fichiers et graphiques
8. Impression de feuilles de calcul et de graphiques

Section II : MS Excel – Niveau avancé

1. Tableaux et graphiques croisés
2. Diffusion d’informations en ligne
3. Partage d’informations
4. Intégration avec d’autres programmes Microsoft Office
5. Utilisation de données provenant d’autres sources
6. Travail avec des macros
7. Manipulation et synthèse de listes
8. Personnalisation des graphiques et Création de plans

Unité 16 – Microsoft Accesss

1. Gestion de base de données
2. Présentation d’Access
3. Utilisation des tables et des sous-formulaires
4. Utilisation des filtres et des rapports
5. Gestion des modifications apportées aux bases de données
6. Maintien de la fiabilité des informations contenues dans les bases de données
7. Travail avec des données externes
8. Utilisation de requêtes
9. Formulaires et techniques de reporting

Unité 17 - Leadership et management

1. Valeur du leadership
2. Leadership vs management
3. Définition du management
4. Qualités de leadership
5. Tâches de leadership
6. Résumé (cours interactif)

Unité 18 – Élaboration de votre plan de carrière

1. Auto-évaluation
2. Options de carrière
3. Domaines de spécialité
4. Domaines de certification
5. Recherche d’emploi
6. Candidature
7. Élaboration d’un CV (cours interactif)
8. Préparation de l’entretien d’embauche
9. Candidature
10. Résumé (cours interactif)

Unité 19 - QuickBooks (unité facultative)

1. Prise en main de QB
2. Configuration de la comptabilité
3. Saisie de données historiques
4. Gestion de comptes et de listes
5. Factures et taxes sur les ventes
6. Paiement des factures
7. Gestion des actifs et des rapports
8. Paie des employés
9. Gestion des taxes
10. Banque et budgets en ligne

 

Demo

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Informations supplémentaires

Langues

English

Durée des cours

240.00 heures

Durée de l’accès

6 months

Formateur

Elizabeth Ann Nofs, Sarah Karr

Prérequis/Public

Conditions requises

Aucune compétence particulière n’est exigée pour suivre les cours de la formation au métier d’assistant administratif.

Dans la mesure du possible, les étudiants doivent posséder des connaissances de base en dactylographie, savoir utiliser des programmes informatiques et Internet et avoir une bonne connaissance de la grammaire et de la ponctuation anglaises. Aucune expérience préalable n’est nécessaire.

Public visé

La formation d’assistant administratif spécialisé dans les applications Microsoft Office s’adresse à toute personne désireuse d’apprendre les compétences requises pour travailler dans un environnement de bureau.

Exigences/Documents inclus

Les manuels et supports pédagogiques suivants seront fournis par GES :

Administrative Assistant's and Secretary's Handbook, 2nd edition

Beginning Guide to Microsoft® Word

Intermediate Guide to Microsoft® Word

Advanced Guide to Microsoft® Word

Beginning Guide to Microsoft® Excel

Intermediate Guide to Microsoft® Excel

Advanced Guide to Microsoft® Excel

Beginning Guide to Microsoft® Access

Intermediate Guide to Microsoft® Access

Advanced Guide to Microsoft® Access

Complete Guide to Microsoft® PowerPoint®

Complete Guide to Microsoft® Outlook®

Configuration minimale requise : ordinateur IBM ou compatible (PC) fonctionnant sous Windows 2000 ou une version plus récente ou sous Windows XP

 

• Microsoft Office 2003 et notamment (les étudiants doivent posséder ces logiciels qui ne seront pas fournis par GES) :
• • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • Access
• Adobe Acrobat Reader (version gratuite).Si vous n’avez pas Adobe Acrobat Reader, un lien vous sera fourni pour pouvoir télécharger la version gratuite du lecteur.
• Flash Player. Si vous n’avez pas Flash Player, un lien vous sera fourni pour pouvoir télécharger le lecteur.

Connexion Internet

• Connexion Internet recommandée : câble ou ADSL.
• Si votre fournisseur d’accès Internet n’utilise qu’une connexion par modem, un débit minimum de 56K est préférable.

 Ce cours ne peut être suivi sur un Mac.